Hordyplan
Horaires dynamiques et planification
Pour répondre à la diversité des besoins en gestion des temps de travail, Hordyplan dispose de tous les outils nécessaires au sein de ses nombreuses fonctionnalités :
Organisation du travail
- définition de la structure (organigramme) jusqu'à 6 niveaux hiérarchiques.
- gestion des employés.
- aide à la création des roulements (cycles horaires).
- définition des besoins par poste.
Gestion des plannings prévisionnels
- suivi individuel et/ou collectif (différentes présentations des plannings possibles).
- workflow des demandes d'absences.
- gestion des remplacements.
- contrôles besoins / ressources.
Suivi des horaires
- suivi des temps sans badgeuse, avec badgeuse physique, avec badgeuse virtuelle.
- compteurs paramétrables et suivi des droits (congés payés, RTT, heures de nuit, ...).
- contrôles réglementation / accords d'entreprise paramétrables.
Analyses
- suivi des temps prévisionnels et réalisés.
- fiches individuelles, ...
- générateur d'états intégré.
- export tableur.
- génération pré-paye.
Fonctions complémentaires
- gestion des contrats : modèles, génération, impressions, historique.
- gestion d'agenda. Interface avec agenda externe (Google Agenda, Outlook, ...).
- gestion et plannings des réservations (matériels, salles, véhicules, ...).
- gestion des notes de frais.
HordyWeb
Accès via un navigateur internet (en interne ou en externe) aux principales fonctions de gestion des plannings.
- Plannings individuels et généraux.
- Demandes d'absences.
- Demandes de modifications de données personnelles (adresse, téléphone, ...).
- Fiche individuelle.
- Anomalies de pointages.
- Soldes des compteurs.
- Validation des demandes en attente.
- ...
Organisation du travail
- définition de la structure (organigramme) jusqu'à 6 niveaux hiérarchiques.
- gestion des employés.
- aide à la création des roulements (cycles horaires).
- définition des besoins par poste.
Gestion des plannings prévisionnels
- suivi individuel et/ou collectif (différentes présentations des plannings possibles).
- workflow des demandes d'absences.
- gestion des remplacements.
- contrôles besoins / ressources.
Suivi des horaires
- suivi des temps sans badgeuse, avec badgeuse physique, avec badgeuse virtuelle.
- compteurs paramétrables et suivi des droits (congés payés, RTT, heures de nuit, ...).
- contrôles réglementation / accords d'entreprise paramétrables.
Analyses
- suivi des temps prévisionnels et réalisés.
- fiches individuelles, ...
- générateur d'états intégré.
- export tableur.
- génération pré-paye.
Fonctions complémentaires
- gestion des contrats : modèles, génération, impressions, historique.
- gestion d'agenda. Interface avec agenda externe (Google Agenda, Outlook, ...).
- gestion et plannings des réservations (matériels, salles, véhicules, ...).
- gestion des notes de frais.
HordyWeb
Accès via un navigateur internet (en interne ou en externe) aux principales fonctions de gestion des plannings.
- Plannings individuels et généraux.
- Demandes d'absences.
- Demandes de modifications de données personnelles (adresse, téléphone, ...).
- Fiche individuelle.
- Anomalies de pointages.
- Soldes des compteurs.
- Validation des demandes en attente.
- ...
Organisation générale du logiciel
Hordyplan est conçu pour fonctionner sous Windows en environnement réseau. Il n’y a aucune limite dans le nombre d’utilisateurs autorisés, de postes de travail actifs pour l’application, des services, sous services, postes gérés.
Des données sécurisées
L'utilisation du logiciel Hordyplan est sécurisée et demande une identification de la part des utilisateurs, permettant ainsi de protéger les données sensibles du logiciel.
Un paramétrage simple et puissant
Le paramétrage des données de base se fait très rapidement dans Hordyplan. Il permet toutefois de mettre en place les plannings les plus complexes.
Une visualisation graphique des plannings prévisionnels et réalisés
Les planning individuels et collectifs ont ainsi une excellente visibilité et vous permettent d'identifier rapidement les problèmes.
La gestion du planning réalisé
Le temps de travail réalisé du personnel peut être géré de différentes façons dans Hordyplan :
1 - Génération automatique à partir des plannings prévisionnels
2 - Intégration automatique du réalisé à partir d'un système de pointage.
3 - Saisie des pointages via le module Intranet/Internet.
4 - Saisie manuelle du réalisé.
Des éditions et des analyses
Obtenir des cumuls d'heures en temps réel, par personne, par service, par poste, par catégorie de personnel, imprimer en couleur le planning d'un service pour les 3 prochains mois, le planning d'une personne, ...
Créer et distribuer ses propres états...
Les éditions dans Hordyplan deviennent vite indispensables.
Une solution complète
Hordyplan intègre aussi des outils pour faire des sauvegardes, purger vos données, les mettre en historique, ...
Les données de base
L’organisation fonctionnelle de l’entreprise
Hordyplan calquera son organisation sur celle de l’entreprise. Nous créerons donc pour chaque site la structure hiérarchique telle qu'elle existe (jusqu'à six niveaux).
Pour chaque poste, pourront être définis les horaires possibles sous formes de cycles (roulements) ainsi que les besoins (sur différentes périodes) en terme d'effectif.
Ces besoins sont des besoins théoriques, qui permettront ensuite de contrôler la cohérence des roulements de travail définis pour les postes et les affectations de personnels à ces roulements.
Les données de base des salariés
Les données de base des employés sont saisies dans la "Fiche Employé".
On pourra saisir dans cette fiche des informations concernant l'état civil de chaque personne, des informations liées à la gestion qui devra être faite par le logiciel sur cette personnes ( pointage ou non, temps partiel, droits d'accès au logiciel,…)
On définira aussi l'affectation de la personne dans l'entreprise (poste) ainsi que les horaires ou le roulement qu'elle effectue.
L'historique des modifications de l'employé (changement de poste, de temps partiels, ...) est conservé.
Des données complémentaires paramétrables par l'entreprise peuvent également être enregistrées (dates de visites médicales, contrôles permis poids lourds, ...).
La définitions des catégories
Pour chaque catégorie (regroupement de salariés ayant les mêmes caractéristiques fonctionnelles) il pourra être défini les différents critères de gestion :
- Compteurs : Congés payés, RTT, Débit/Crédit d'heures, …
- Nature des horaires pouvant être utilisés sur la catégorie (possibilité de poser des RTT ou non, ...)
Chaque compteur ayant son mode de fonctionnement défini (droit initial, méthode d'alimentation ou de consommation, période de référence, …
Profil d'anomalies
Définition des contrôles à réaliser (pause repas obligatoire, amplitude de journée, plages variables et obligatoires, ...)
Hordyplan calquera son organisation sur celle de l’entreprise. Nous créerons donc pour chaque site la structure hiérarchique telle qu'elle existe (jusqu'à six niveaux).
Pour chaque poste, pourront être définis les horaires possibles sous formes de cycles (roulements) ainsi que les besoins (sur différentes périodes) en terme d'effectif.
Ces besoins sont des besoins théoriques, qui permettront ensuite de contrôler la cohérence des roulements de travail définis pour les postes et les affectations de personnels à ces roulements.
Les données de base des salariés
Les données de base des employés sont saisies dans la "Fiche Employé".
On pourra saisir dans cette fiche des informations concernant l'état civil de chaque personne, des informations liées à la gestion qui devra être faite par le logiciel sur cette personnes ( pointage ou non, temps partiel, droits d'accès au logiciel,…)
On définira aussi l'affectation de la personne dans l'entreprise (poste) ainsi que les horaires ou le roulement qu'elle effectue.
L'historique des modifications de l'employé (changement de poste, de temps partiels, ...) est conservé.
Des données complémentaires paramétrables par l'entreprise peuvent également être enregistrées (dates de visites médicales, contrôles permis poids lourds, ...).
La définitions des catégories
Pour chaque catégorie (regroupement de salariés ayant les mêmes caractéristiques fonctionnelles) il pourra être défini les différents critères de gestion :
- Compteurs : Congés payés, RTT, Débit/Crédit d'heures, …
- Nature des horaires pouvant être utilisés sur la catégorie (possibilité de poser des RTT ou non, ...)
Chaque compteur ayant son mode de fonctionnement défini (droit initial, méthode d'alimentation ou de consommation, période de référence, …
Profil d'anomalies
Définition des contrôles à réaliser (pause repas obligatoire, amplitude de journée, plages variables et obligatoires, ...)
L'aménagement du temps de travail
La création des roulements
Un roulement est un cycle d'horaires sur une période pouvant aller de 1 à plusieurs semaines.
Un roulement est affecté pour un ou plusieurs postes à une ou plusieurs personnes.
Hordyplan peut gérer les roulements les plus complexes.
Aide à la création de roulements (gestion des 3x8, ...).
Comparatif Besoins/Ressources
Il est possible de définir par poste, tranche horaire, jour et période l'effectif minimum nécessaire. Ainsi après avoir affecté les employés aux différents postes, il est possible d'obtenir un comparatif entre les besoins et les ressources théoriques.
Il est ainsi également possible d'enregistrer les demandes de congés et d'obtenir un comparatif concernant les périodes de congés, outil permettant d'aider à la décision d'accord ou de refus des congés ainsi que de prévoyance de l'embauche éventuelle de saisonniers ou intérimaires.
Un roulement est un cycle d'horaires sur une période pouvant aller de 1 à plusieurs semaines.
Un roulement est affecté pour un ou plusieurs postes à une ou plusieurs personnes.
Hordyplan peut gérer les roulements les plus complexes.
Aide à la création de roulements (gestion des 3x8, ...).
Comparatif Besoins/RessourcesIl est possible de définir par poste, tranche horaire, jour et période l'effectif minimum nécessaire. Ainsi après avoir affecté les employés aux différents postes, il est possible d'obtenir un comparatif entre les besoins et les ressources théoriques.
Il est ainsi également possible d'enregistrer les demandes de congés et d'obtenir un comparatif concernant les périodes de congés, outil permettant d'aider à la décision d'accord ou de refus des congés ainsi que de prévoyance de l'embauche éventuelle de saisonniers ou intérimaires.
La gestion des plannings prévisionnels
Le planning général
Hordyplan permet de visualiser et gérer de manière très simple les plannings prévisionnels pour un ensemble de personnes appartenant à une même entité (Service, ...).
Le planning général peut être visualisé dans différentes présentations (groupé par service, date, ...).
Le planning individuel
Directement sur le planning individuel, pourront être saisies les demandes de congés, RTT, ….
Les droits sont contrôlés en temps réels et un message d'interdiction apparaît si la personne concernée ne possède pas les droits suffisants correspondant à la demande qu'il réalise.
Toutes les demandes réalisées passeront (en fonction du paramétrage) par une phase de validation de 1 à X niveaux.
Chaque responsable aura à l'ouverture du logiciel une liste des demandes le concernant.
De même, les demandes et décisions peuvent transiter par les messageries des personnes concernées.
Chaque responsable de validations a la possibilité de déléguer ses validations par période ou en cas d'absence, pour toutes les demandes ou en fonction de leur nature (Congés, RTT, ...).
Hordyplan permet de visualiser et gérer de manière très simple les plannings prévisionnels pour un ensemble de personnes appartenant à une même entité (Service, ...).
Le planning général peut être visualisé dans différentes présentations (groupé par service, date, ...).
Le planning individuel
Directement sur le planning individuel, pourront être saisies les demandes de congés, RTT, ….
Les droits sont contrôlés en temps réels et un message d'interdiction apparaît si la personne concernée ne possède pas les droits suffisants correspondant à la demande qu'il réalise.
Toutes les demandes réalisées passeront (en fonction du paramétrage) par une phase de validation de 1 à X niveaux.
Chaque responsable aura à l'ouverture du logiciel une liste des demandes le concernant.
De même, les demandes et décisions peuvent transiter par les messageries des personnes concernées.
Chaque responsable de validations a la possibilité de déléguer ses validations par période ou en cas d'absence, pour toutes les demandes ou en fonction de leur nature (Congés, RTT, ...).
Le suivi du temps de travail réalisé
Le temps de travail
Le temps de travail quotidien peut être obtenu de différentes manières :
Pour les personnels qui ne pointent pas, création automatique du planning réalisé à partir du planning prévisionnel.
Génération automatique pour les événement ne nécessitant pas de pointage et saisis dans les plannings prévisionnels (Absences, déplacements, ….).
Saisie par badge enregistrée en « temps réel » dans le logiciel. On peut ainsi consulter à tout instant la situation des pointages par service, poste ou personne.
Pointage "virtuel" par saisie directe ou via le module Intranet/Intranet.
Hordyplan est interfacé avec des bornes de pointages pouvant fonctionner avec différents types de technologie (proximité, magnétique, code barre, puce, ...) connectées via TCP/IP ou par modem.
Equipée d'une batterie, les bornes de pointages fonctionnent de manière autonome en cas de rupture d'alimentation électrique ou réseau. Au rétablissement, les données enregistrées sont basculées dans Hordyplan sans intervention.
D’autres évènements ne peuvent pas être prévus à l’avance : maladie, événement familial, absences injustifiées, oublis de pointage etc...
Hordyplan propose donc un ensemble d’outils qui permettront aux personnes autorisées de saisir, suivre et contrôler ces évènements :
- Des états d’anomalies de pointages en fonction des contrôles définis par catégorie.
- Possibilité de saisie ou de modification directes sur le planning réalisé individuel en fonction des droits d'accès.
- Possibilité de demande de modification de planning réalisé (durée d'un déplacement) qui doit être validée par la personne autorisée (responsable hiérarchique) .
Le temps de travail quotidien peut être obtenu de différentes manières :
Pour les personnels qui ne pointent pas, création automatique du planning réalisé à partir du planning prévisionnel.
Génération automatique pour les événement ne nécessitant pas de pointage et saisis dans les plannings prévisionnels (Absences, déplacements, ….).
Saisie par badge enregistrée en « temps réel » dans le logiciel. On peut ainsi consulter à tout instant la situation des pointages par service, poste ou personne.
Pointage "virtuel" par saisie directe ou via le module Intranet/Intranet.
Hordyplan est interfacé avec des bornes de pointages pouvant fonctionner avec différents types de technologie (proximité, magnétique, code barre, puce, ...) connectées via TCP/IP ou par modem.
Equipée d'une batterie, les bornes de pointages fonctionnent de manière autonome en cas de rupture d'alimentation électrique ou réseau. Au rétablissement, les données enregistrées sont basculées dans Hordyplan sans intervention.
D’autres évènements ne peuvent pas être prévus à l’avance : maladie, événement familial, absences injustifiées, oublis de pointage etc...
Hordyplan propose donc un ensemble d’outils qui permettront aux personnes autorisées de saisir, suivre et contrôler ces évènements :
- Des états d’anomalies de pointages en fonction des contrôles définis par catégorie.
- Possibilité de saisie ou de modification directes sur le planning réalisé individuel en fonction des droits d'accès.
- Possibilité de demande de modification de planning réalisé (durée d'un déplacement) qui doit être validée par la personne autorisée (responsable hiérarchique) .
Les états d'analyse, le générateur d'états
Etats d’analyses standard
Hordyplan dispose d’un très grand nombre d’états standards qui permettent d’observer, d’étudier et d’analyser les données soit sous forme graphique, soit sous forme de tableaux chiffrés et détaillés avec cumuls.
Par exemple :
Analyses employés
- Comparatif prévisionnel réalisé
- Absences (prévisionnelles ou réalisées)
- Soldes compteurs (congés, RTT, ...)
- Cumuls prévisionnels et réalisés
- Récapitulatif pointages
- Fiches mensuelles salariés
- ...
Analyses par entités (services, ...)
- Planning général par jour
- Planning général par semaine
- Planning général par période
- Comparatif prévisionnel réalisé
- Cumuls prévisionnels et réalisés
- Absentéisme
- ...
Le générateur d’états
Le générateur d’états a été conçu pour permettre à l’entreprise de créer ses propres états afin de travailler sur ses données avec ses propres critères et ses propres modes de calcul.
Hordyplan dispose d’un très grand nombre d’états standards qui permettent d’observer, d’étudier et d’analyser les données soit sous forme graphique, soit sous forme de tableaux chiffrés et détaillés avec cumuls.
Par exemple :
Analyses employés
- Comparatif prévisionnel réalisé
- Absences (prévisionnelles ou réalisées)
- Soldes compteurs (congés, RTT, ...)
- Cumuls prévisionnels et réalisés
- Récapitulatif pointages
- Fiches mensuelles salariés
- ...
Analyses par entités (services, ...)
- Planning général par jour
- Planning général par semaine
- Planning général par période
- Comparatif prévisionnel réalisé
- Cumuls prévisionnels et réalisés
- Absentéisme
- ...
Le générateur d’états
Le générateur d’états a été conçu pour permettre à l’entreprise de créer ses propres états afin de travailler sur ses données avec ses propres critères et ses propres modes de calcul.
La gestion des sécurités
Lorsque il s’agit de données concernant l’organisation du travail, l’aménagement du travail dans l’entreprise, de données concernant le personnel (contrats, qualifications, informations à caractère personnel, historiques de pointages etc..), le paramétrage et la gestion des sécurités d’accès au logiciel sont bien entendu très importants. Dans Hordyplan, tout a été prévu pour que les sécurités soient maximum
Il n’y a pas de limite au nombre de niveaux de sécurité, qui s’échelonneront entre "tous les droits" et "aucun droit".
Les droits sont définis dans des profils, sans aucune limite sur le nombre de profils.
Les profils sont totalement paramétrables par les administrateurs d'Hordyplan.
Les accès sont contrôlés par badge ou mot de passe.
Outils complémentaires
HordyWeb
Module complémentaire permettant à chacun, en fonction de ses droits, de consulter / gérer via Internet ou en mode Intranet ses plannings et données personnelles.
Gestion des réservations
Définition des matériels, véhicules, etc...
Recherches de disponibilités par date, type de matériel, ...
Demandes de réservations.
Validations de réservations.
Plannings de réservations.
Gestion des contrats
Définition des modèles.
Génération et éditions des contrats.
Archivage des contrats.
Gestion de l'agenda
Gestion de l'agenda interne Hordyplan.
Synchronisation avec des agendas externes.
Gestion des notes de frais
Définition des profils de frais (indemnités kilométriques, forfaits, etc...).
Saisie des notes de frais via Hordyplan ou HordyWeb.
Liaisons de pièces complémentaires (copie de billets de train, etc...).
Validations des notes de frais.
Personnalisation de l'impression.
Impression et archivage des notes de frais.
Contrôle d'accès
En complément d'Hordyplan ou en fonctionnement autonome, nous vous proposons également la gestion et le suivi de vos accès sécurisés (portes, portillons, ...).
Les accès peuvent être autorisés en fonction des différents points d'accès, ainsi qu'en fonction des créneaux horaires.
Module complémentaire permettant à chacun, en fonction de ses droits, de consulter / gérer via Internet ou en mode Intranet ses plannings et données personnelles.
Gestion des réservations
Définition des matériels, véhicules, etc...
Recherches de disponibilités par date, type de matériel, ...
Demandes de réservations.
Validations de réservations.
Plannings de réservations.
Gestion des contrats
Définition des modèles.
Génération et éditions des contrats.
Archivage des contrats.
Gestion de l'agenda
Gestion de l'agenda interne Hordyplan.
Synchronisation avec des agendas externes.
Gestion des notes de frais
Définition des profils de frais (indemnités kilométriques, forfaits, etc...).
Saisie des notes de frais via Hordyplan ou HordyWeb.
Liaisons de pièces complémentaires (copie de billets de train, etc...).
Validations des notes de frais.
Personnalisation de l'impression.
Impression et archivage des notes de frais.
Contrôle d'accès
En complément d'Hordyplan ou en fonctionnement autonome, nous vous proposons également la gestion et le suivi de vos accès sécurisés (portes, portillons, ...).
Les accès peuvent être autorisés en fonction des différents points d'accès, ainsi qu'en fonction des créneaux horaires.
